国家发改委(《“十四五”生物经济发展规划》)预测，到2025年，中国生物经济总量将达到22万亿元。生物医药企业作为生物经济的重要组成部分，未来的增长速度尤为看好，发展潜力不可估量。在生物医药企业快速发展的过程中，离不开数字化费控管理系统的支持，在全面满足企业降本增效诉求的同时，为企业重塑更健康有序的财务管理体系。可以通过财务数字化转型来实现。
近年来，生物医药企业更多的是以学术交流的形式与医生进行交流，从而达到传递产品价值的目的。
新的推广模式的出现也带来了新的财务管理问题。学术推介会作为一种新的高频营销形式，间接产生各种讲座费、会议费、宣传费、场地费、服务费、餐饮费等。这给企业的成本控制带来了新的挑战。对此，某a股上市药企深有感触，通过创新实践，启发了生物医药企业的金融数字化转型。
高频学术交流会，成本控制是难题
该公司公开披露的财务报表显示，目前，除了R & ampd费用和财务费用，剩余成本的60%是销售费用，销售费用的近1/4来自学术会议费用。
这些学术交流会中，有的是企业自己主办的，有的是联合举办的。这些会议区域不同，主题不同，项目不同，费用报销场景非常复杂。比如：住宿费、餐费、服务费、讲课费等就有多达10多种，“如何把这些费用管理清楚成了我们最大的问题。”公司销售财务总监这样说。
对于管理者来说，这么多的学术交流，很难精准控制预算，也无法呈现详细的实时支出统计。
对于财务来说，高频开会意味着报销时会产生大量单据，费时费力，人工离线处理容易出错。不仅要鉴别发票真伪，还要防止电子发票重复报销；至于收银员，公司为了防止“以公谋私”的欺诈行为，要求对公账目尽量清缴。任何学术交流会议，除了内部人员的报销，面对各种会议费，还涉及到大量的各种类型的银行账户，处理起来也很头疼。
对于销售部来说，小型高频学术会议相关的交通和餐饮难免要个人出资，报销不及时个人承担费用压力大；后续贴票报销流程繁琐复杂，基础而重复的工作占用大量时间和精力。.
对于企业来说，学术交流中积累的专家和客户资源通常掌握在一线销售人员手中。如何避免相关人员离职造成的“资源流失”也是难题之一。
打破生物医药行业成本控制痛点，启动金融数字化转型
面对生物医药行业的费控管理难题，公司决定启动金融数字化转型，与赫思易快递开展深度合作。基于赫思易快递的生物医药产业化解决方案，这家企业在金融数字化的道路上呈现出一系列新的突破。自2020年5月赫斯易快递系统登陆节省了全员75%的报销时间，减少了90%的财务记账归档时间，单据审批效率提升了50%，人力成本也节约了30%。.以来
主要围绕以下四方面展开：
1、通过“讲者台账”实现事前录入、事后编辑、报销引用。
在了解了企业的痛点后，海思易快报带来了基于“账本”的解决方案，以管理学术费用和会议费用为核心。根据企业的要求，定制了“台账”。
根据医药企业的管理要求，赫思易快递定制开发了“演讲人库账户”，一方面控制演讲人的相关信息，避免虚报冒领，另一方面直接关联报销单，让报销可以一键调用，减少支付信息输入错误，提高报销效率。.
管理者可以在“演讲人库账号”中标注敏感字段，通过设置相关访问权限实现演讲人信息的数据隔离，使降低资源流失的风险。大大提高，比如管理者可以查看所有信息，普通员工只能看到
此外，“音箱库账号”中的信息可以由企业讲者费用申请单、活动立项申请单、活动费用申请单、活动收入登记单、活动报销单，页面设置也可以根据喜好选择。任何讲座费用和历年支持会议次数都可以批量导入导出，一键生成报告并存档。
p>2、穿透报销单与“学术会议台账”，实时管控会议支出。针对管理学术会议报销场景的需求，合思易快报也定制化开发了“学术会议台账”与两款单据模组。从学术会议立项到最终费用报销全流程中，医药代表通过提单即可完成费用明细自动录入。
管理者在“学术会议台账”内可全面了解讲课费、场地费、捐赠费、物料费等费用支出情况与报销进度等信息，并分别管控。财务也可利用“学术会议台账”导出会议明细等信息，进而自动归档。
最终在高级报表搭建过程中，可直接导入多种“台账”数据。管理者可查看不同部门讲者数量、劳务费分布占比，以及各部门学术费用申请次数，等多维度报表数据。利用全面覆盖的高级报表，敏捷帮助企业管理决策。
3、通过“设备台账”+“设备调动申请单”，极大丰富“台账”功能。
制药企业拥有大量昂贵医疗设备，这些设备时常在学术会议与各大医院中流转。对于设备的流转管理，企业大多采用人工统计或建群报备。整个设备管理流程不仅位置不清晰，设备借调记录也不详实，导致企业协同效率低下。
针对设备管理问题，合思易快报制定了“设备台账”+“设备调动申请单”解决方案。员工提交“设备调动申请单”即可实时掌握目前设备存放地点以及状态；管理员审批通过后，该设备信息将自动导入到“设备台账”中。所有设备调用次数随时可查，任何调取均有记录；设备存放地点、设备状态等变动实时更新，所有设备信息及设备状态一目了然。
此外，医药企业时常需要采购各类推广宣传品。在学术交流会时，需要印刷各类宣传册。经常出现物品领用记录不明、库存不清晰的情况，大量的推广宣传品与办公用品管理也是企业难题之一。
针对于此，合思易快报带来“物品&礼品台账”+“物品领用&入库申请单”解决方案。所有物品、礼品出入库与领用登记生成台账信息，领用记录与剩余库存可随时查看。管理者可随时了解库存与利用记录，方便追溯。物品利用更加规范，并可自动计算领用成本，方便审批。
通过“讲者库与活动管理”解决方案全流程管控，月度上百万会议费与上千万的会议报销费用全部实现清晰、精准、实时管控。
利用合思易快报“讲者库台账”功能，这些费用明细可自动归类每位讲者名下，信息清晰可追溯。当管理者查看不同时间、不同部门、不同区域的会议费用时，只需要筛选即可自动计算，一键生成报表。
而利用“学术会议台账”，累计服务了1700多场学术会议活动，月度平均处理了上千万的会议报销费用。虽然费用类型五花八门，但在“学术会议台账”的加持下，所有费用支出均清晰可见。
在合思易快报无需报销解决方案+生物医药行业化解决方案的加持下，将有更多生物医药企业在财务数字化转型中找到打破费控瓶颈的新方式。未来，合思易快报将以更优质的产品与服务，帮助生物医药企业通过财务数字化转型实现健康有序的可持续发展。
