学会多种方式输入数据是掌握WPS表单的基础！下面请和边肖一起学习WPS的数据录入技巧！ 　　

　　

　　数据录入的技巧 　　

　　

　　正确的数据输入对于随后的数据处理和分析尤为重要。掌握科学的操作方法和技巧，可以有效提高工作效率，让枯燥繁琐的数据录入工作变得简单易行。本章主要介绍在WPS表单中输入各种类型数据的技巧，以及将外部数据源导入WPS表单的技巧。 　　

　　

　　当用户在工作表的单元格中输入内容时，WPS表会自动判断输入数据的类型。WPS表单可以识别的数据类型包括数值、日期或时间、文本、公式、错误值和逻辑值等。 　　

　　

　　进一步了解WPS表可以识别的单元格中输入数据的类型，可以最大程度的避免数据类型错误带来的麻烦。 　　

　　

　　1. 输入数值： 　　

　　

　　任何由数字组成的单元格条目都被视为数值。值也可以包含一些特殊字符。 　　

　　

　　1）负号:如果在输入值前面有一个减号(-)，WPS表将识别为负数。 　　

　　

　　如果2）正号：前面有加号()或没有符号，WPS表将被识别为正数，但不会显示任何符号。 　　

　　

　　在3）百分比符号：, WPS表的输入值后添加一个百分号(%)，将被识别为百分比，并自动应用百分比格式。 　　

　　

　　在4）货币符号：,输入值前添加一个系统可识别的货币符号(如人民币)，WPS表会将其识别为货币值，并自动应用相应的货币格式。 　　

　　

　　此外，如果输入的值包含半角逗号和字母E，并且位置正确，则WPS表将被识别为千位分隔符和科学计数符号。如“8，600”和“5 E 5”，WPS表会分别识别为8600和5的5次10次方，即50万，并自动应用货币格式和科学计数格式。而86，00，E55等。不会被识别为数值。 　　

　　

　　2. 输入日期和时间： 　　

　　

　　在WPS表中，日期和时间以一种特殊的数值形式存储，这种形式称为“序列值”。序列的值在大于或等于0且小于2958466的数值范围内。因此，日期数据实际上是一种特殊的数值。并且日期-时间序列值以日期或时间的格式进行格式化和显示，因此用户需要以正确的格式输入日期和时间。在默认的Windows中文操作系统下，短横杠(-)、斜线(/)和中文“年、月、日”间隔作为有效日期格式(例如“2013年1月1日”为生效日期)，WPS表单可以识别，如表2-1所示。 　　

　　

　　 　　

　　

　　表2-1日期输入的几种格式 　　

　　

　　尽管WPS表单可以识别上述输入日期的方法，但仍有以下几点需要注意： 　　

　　

　　1)输入年份可以是四位数字的年份(如2002)，也可以是两位数字的年份(02)。 　　

　　

　　2)当输入的日期数据只包含年(4位数年)和月时，系统会自动将本月1日作为日期值。 　　

　　

　　3)当输入的日期只包含月和日时，系统会自动将当前年份值作为其年份。 　　

　　

　　注意： 　　

　　

　　日期输入中一个常见的错误是使用点“.”作为日期分隔符，它将被WPS表单识别为普通文本或数值。例如，2012年8月9日和8月10日将被识别为文本和数值。 　　

　　

　　由于日期存储为数值，因此它继承了数值的所有算术函数。例如，您可以使用减法来计算两个日期值之间的天数。 　　

　　

　　日期系统的序列值是一个整数值，一天的数值单位是1，所以一小时可以表示为1/24天，一分钟可以表示为1 /(2460)天等等。一天中的每一刻都可以用十进制形式的序列值来表示。同样，在单元格中输入时间时，只需以WPS表可以识别的格式输入即可。 　　

　　

　　表2-2列出了WPS表识别的一些时间格式。 　　

　　

　　 　　

　　

　　表2-2 WPS表格可识别的时间格式 　　

　　

　　3. 输入文本： 　　

　　

　　文本通常是指一些非数字的文字、符号等。一些不需要计算的值，比如银行卡号，身份证号等。也可以保存为文本格式。当输入值的长度超过11位时，WPS表格会自动在开头加上半角单引号“'”，保存为文本格式，无需其他特殊设置。 　　

　　

　　在系统导出的一些数据中，往往会有一些文字图形。如果要将这些文本数字转换成可计算的数值格式，可以选择包含文本数字的单元格区域，屏幕上会自动出现“错误提示”按钮。单击“错误提示”下拉按钮并下拉 　　

菜单中选择【转换为数字】命令，如图 2-1 所示。

　　

　　

图2-1 使用“错误提示”按钮转换为文本型数字

　　

除此之外，还可以选中数据区域后，依次单击【开始】→【格式】命令，在下拉菜单中选择 【文本转换成数值】命令，如图 2-2 所示。

　　

　　

图2-2 使用功能区菜单转换成文本型数字

　　

注意：

　　

如果需要以数值格式保存长数字时，可以在输入内容后使用以上方法转换为数字格式，但是如 果数值超过 11 位，就会自动显示成科学计数形式。如果超过 15 位，则 15 位之后的部分都将变成 0。

　　

4. 输入公式：

　　

通常，用户要在单元格内输入公式，需要用等号“=”开头，表示当前输入的是公式。除了等号外，使用加号“+”或减号“-”开头，WPS表格也会识别为正在输入公式。不过，一 旦按下键，WPS表格会自动在公式的开头加上等号“=”。

　　

在WPS表格中，除等号外，构成公式的元素通常还包括以下几种。

　　

1）常量。常量数据有数值、日期、文本、逻辑值和错误值。

　　

2）单元格引用。包含直接单元格引用和名称引用。

　　

3）半角括号。

　　

4）运算符。运算符是构成公式的基本元素之一，关于运算符的详细内容请参阅技巧 93。

　　

5）工作表函数。如SUM或SUBSTITUTE等。

　　

学会了吗？快来和小编一起，把WPS的数据录入一起运用到实践中吧！

　　

　　

　　

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北京大学出版社

　　

《WPS表格实战技巧精粹》